Assegurar que nenhum documento seja descartado garantindo assim a sua conservação permanente.

Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.

Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.

Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.