Use uma regra oral de dois minutos para forçar as pessoas a serem concisas; depois que a pessoa falou, ouça as observações dos demais colaboradores participantes da reunião. Evite dedicar muito tempo em um único tópico.

A agenda da reunião e o horário de término devem ser flexíveis para que os colaboradores participem quando suas chefias autorizarem o ingresso na reunião.

Nunca deve ser incentivada a participação de colaboradores de faixas etárias muito diferentes, em razão do risco de confronto de ideias.

As reuniões de trabalho devem ser agendadas sempre no período vespertino, para que os colaboradores estejam bem alimentados e estejam mais motivados.