Todo sistema é composto por um conjunto de partes que interagem entre si, integrando-se para atingir um objetivo ou resultado. Sendo assim, a estrutura física é um subsistema, pois não é capaz de interagir nos processos da instituição. A estrutura física potencializa ou limita as atividades da instituição, sendo assim, ela participa dos processos institucionais.

Os objetivos do sistema podem ser elaborados a partir do relato das necessidades do cliente e/ou usuário, em que uma equipe de projeto pode especificar efetivamente um sistema de informação, suas funções, desempenho, interfaces, restrições, etc., conforme as fases e subfases de uma metodologia de desenvolvimento de sistemas ou software. Nesta etapa, o "como fazer" é estanque, subordinado ao gestor da instituição. O como fazer é complexo e dinâmico. Ele depende dos objetivos do sistema, e está sujeito também à própria estrutura tecnológica que a instituição detém.

Para se definir os objetivos de um sistema, deve-se pensar nas necessidades da empresa. Cabe ao gestor, portanto, tomar as decisões operacionais e tecnológicas. Os objetivos devem ser apontados por todos os envolvidos, incluindo o cliente e/ou usuário.

O ambiente externo de uma instituição é composto por pessoas, máquinas, recursos logísticos, conhecimento e tecnologias apreendidas. Todos esses elementos fazem parte do ambiente externo da instituição. O ambiente externo de sistema é um conjunto de elementos que interfere direta ou indiretamente no seu funcionamento, estando normalmente fora dele.

A parte física, a tecnologia e a dimensão humana são componentes que, embora tenham uma natureza diferente, atuam diretamente na instituição, configurando os processos e a própria instituição. São, portanto, parte importante da gestão. Os três componentes possuem o mesmo valor ontológico na configuração da instituição.