No memorando, o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa; no aviso e no ofício, deve-se acrescer o vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Na parte destinada ao campo destinatário do aviso, devem constar o nome, o cargo e o endereço de quem receberá a correspondência.

No ofício e no memorando, todas as páginas devem ser numeradas; no aviso, a numeração deve constar apenas a partir da segunda página.

A numeração dos parágrafos é obrigatória, principalmente nos casos em que os parágrafos estejam organizados em títulos e subtítulos.