Os documentos do banco de células e tecidos devem ser aprovados, assinados e datados pelo responsável pela garantia da qualidade, que deverá ser o mesmo responsável técnico.

Os registros devem ser manuscritos de forma legível, clara e inequívoca e geridos da mesma forma que os documentos originais.

É aceitável como forma de documentar, também, a manutenção de cópia de um documento original ou até mesmo informação datada e assinada sobre a existência do referido documento, o qual se encontra mantido em outro estabelecimento ou serviço de saúde.

Como todos os documentos de qualidade são considerados críticos em termos de rastreabilidade e de segurança das células e dos tecidos, os mesmos devem ser arquivados durante todo o tempo de armazenamento do produto no banco de células e tecidos, por um período de 15 anos após o fornecimento para uso terapêutico, descarte ou outra destinação não terapêutica.

Os documentos originais, junto com os respectivos backups, devem ser protegidos por meios físicos ou eletrônicos contra danos acidentais ou voluntários, sendo mantidos em condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação e em conformidade com a regulamentação em vigor relativamente à proteção contra incêndios.