A ouvidoria encerra suas atividades ao concluir a apuração estatística das denúncias, reclamações e manifestações gerais encaminhadas pelos cidadãos, para guiar as decisões da administração.

O termo ouvidoria provém da palavra sueca “Ombudsman”, que significa representante. Ombudsman é um profissional contratado por um órgão, instituição ou empresa que tem a função de receber críticas, sugestões, reclamações e deve agir em defesa imparcial da comunidade.

A ouvidoria no setor público, ou simplesmente ouvidoria pública, deve ser compreendida como uma instituição que auxilia o cidadão nas relações com o Estado (sentido amplo da palavra), funcionando como um canal de comunicação direto entre essas partes, permitindo que o cidadão, com suas críticas e sugestões, colabore para a melhoria do serviço prestado pelo governo de qualquer esfera.

A ouvidoria pode estar em um órgão ou unidade executora de políticas públicas ou em um órgão de controle, como o Tribunal de Contas.