Qualquer outra pessoa que não o paciente não tem o direito de usar as informações do prontuário livremente, salvo no caso de pacientes menores de idade ou declarados incapazes. Nessas situações, os representantes legais assumem esse direito.

É um documento de propriedade do hospital ou outra instituição de saúde que detenha a guarda desse documento.

As autoridades policiais possuem, por força da profissão, livre acesso aos dados constantes no prontuário de um paciente.

Todo e qualquer funcionário do hospital ou da instituição de saúde tem autorização para o acesso ao conteúdo do prontuário em função de um funcionário do local.

É permitido o uso e acesso dos dados contidos em prontuários para fins de pesquisa e, nesse caso, cabe ao sistema CEP/Conep legislar sobre o acesso e uso desses prontuários em uma eventual pesquisa.