A Gestão Documental é definida como: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A Gestão Documental garante um correto procedimento referente ao arquivamento de um documento visando somente ao seu recolhimento permanente. Seu foco não é a eliminação de documentos.

A Gestão Documental busca administrar a informação arquivística, mas não garante uma rápida recuperação de informação, pois isso depende mais das pessoas que trabalham no local do arquivo.

A Gestão Documental não facilita o fluxo de informação, pois depende de tecnologia para isso.

A Gestão Documental é um aplicativo voltado a documentos sigilosos.